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Les utilisateurs du programme
Le programme s'adresse en premier lieu aux spécialistes de la formation professionnelle opérant au sein des administrations publiques et d'organisations gérées par les partenaires sociaux. Il vise à favoriser les personnes qui, de par leurs fonctions et rôles professionnels, sont en mesure de démultiplier l'information reçue au cours de la visite et, partant, d'enrichir leur propre activité professionnelle et celle de leurs collaborateurs. Certaines visites sont organisées 'sur mesure' pour certains groupes d'utilisateurs, déterminés chaque année dans le programme de travail.
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Les visites
Les visites sont d'une durée de trois à cinq jours ouvrables et concernent toujours un sujet spécifique. Ces sujets sont déterminés lors d'une réunion annuelle des RNL, sur la base des propositions cadre du Conseil d'Administration du CEDEFOP. Les groupes sont formés d'environ 12 personnes; la sélection des participants s'effectue d'après leur intérêt pour le même sujet parmi ceux proposés et leur connaissance de la langue, qui deviendra la langue de communication du groupe: en effet, chaque groupe doit partager un langage commun, afin de pouvoir échanger et discuter, si cela s'avère nécessaire, un interprète professionnel assure une traduction consécutive des échanges avec les hôtes du pays d'accueil. En règle générale, le groupe est accompagné par un tuteur, qui joue le rôle de médiateur culturel entre le groupe et l''environnement' d'accueil. Les visites sont réalisées selon un modèle qui alterne des sessions d'information et de réflexion et des sessions de contact avec les différentes parties concernées par la formation professionnelle: entreprises, écoles, centres de documentation, coordinateurs de projets de recherche, formateurs, élèves, partenaires sociaux, responsables d'orientation, etc. Chaque visite fait l'objet d'une discussion et d'une évaluation finales, qui donnent lieu à un rapport (voir ci-dessous) rédigé par les membres du groupe.
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Membres de la famille
Le succès des visites dépend de l'engagement complet de chaque participant dans les travaux de groupe; dès lors, les participants sont explicitement invités à ne pas emmener des membres de leur famille ou d'autres personnes sans rapport avec le programme.
Rapport final
Les participants sont invités à soumettre un rapport au CEDEFOP, avec copie adressée au Responsable national de liaison de leurs pays et au RNL du pays d'accueil, au plus tard dans les trois semaines suivant la fin de la visite d'étude. Les rapports doivent présenter notamment les réflexions et les opinions des participants.
Hébergement En vue d'assurer le bon déroulement de la visite et de faciliter les contacts entre les participants, il est souhaitable qu'ils logent dans le même hôtel. Celui-ci est choisi par le Responsable national de liaison afin d'obtenir le meilleur rapport qualité/prix.. Une réservation d'hôtel ferme sera faite au nom de tous les participants, sauf dans le cas où une instruction explicite contraire serait adressée à la personne responsable de l'hébergement du groupe (personne à contacter), sept jours au moins avant la visite.
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